martes, 10 de abril de 2012

INFORME Nro. 01-2012-ODECMA-CSJS/PJ

INFORME Nro. 01-2012-ODECMA-CSJS/PJ

DE                   :           Dr. Juan Luis Alegría Hidalgo
                                   Jefe de la Oficina Desconcentrada de Control de la Corte Superior
                                   de Justicia de Sullana

PARA              :           Dr. Javier Enrique Mendoza Ramírez
                                   Jefe de la Oficina de Control del Poder Judicial

ASUNTO        :           Informe en relación a las acciones tomadas por ODECMA-
Sullana a fin de coadyuvar al mejoramiento del servicio de
administración de justicia.

MOTIVO         :           Reunión Virtual entre OCMA y ODECMAs.

Sullana, marzo 29 del 2012
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I. Antecedentes:
La Corte Superior de Justicia de Sullana se instaló el 01 de julio del año 2011, contando a la fecha con 27 órganos jurisdiccionales, 33 magistrados, 193 servidores jurisdiccionales, 24 servidores administrativos y 24 agentes de seguridad.  No está demás referir que al 01 de julio pasado la cantidad total de trabajadores ascendía a 147.
Al 31 de diciembre del 2,011 la carga procesal total de la Corte fue de 35,214 procesos judiciales, de los cuales 17,300 son procesos en trámite y 18,170 son procesos en ejecución.

II. Estado situacional de la Corte Superior de Justicia de Sullana a partir del 22 de agosto del 2011:
Mediante la realización de Vistitas Judiciales Extraordinarias se ha procedido a comprobar el estado situacional de:
* Recursos Humanos
* Recursos Logísticos
* Infraestructura

Para tal fin, se realizaron:
* Octubre-diciembre 2011      :           85 visitas judiciales extraordinarias
* Enero-marzo 2012               :           150 visitas judiciales extraordinarias

Se realizaron visitas a fin de verificar lo siguiente:
1.- Si la distribución y cantidad del personal era adecuada y suficiente.
2.- Si la distribución y cantidad de recursos logísticos era adecuada y suficiente.
3.- Si los locales eran adecuados y suficientes.
4.- El estado de la carga procesal.
* Carga de escritos atrasados período 2011
* Audiencias frustradas en el nuevo Código Procesal Penal período 2011
* Expedientes en estado de dar cuenta para resolver

Se constató:
a.- Falta de metas, objetivos y fines claros y precisos en magistrados y personal jurisdiccional.
b.- La existencia de una cultura organizacional débil que no fomenta la calidad en la prestación del servicio de justicia.
c.- Insuficiencia de personal en diversos órganos jurisdiccionales.
d.- Distribución defectuosa de los recursos humanos.
e.- Alto grado de ineficiencia e ineficacia en la ejecución de las labores.
f.- Alto nivel de falta de motivación.
g.- Su pudo establecer que, de todos los órganos jurisdiccionales de esta Corte, 06 se encontraban en lo que hemos denominado situación emergencial.

Estas condiciones generan, entre otros efectos:
a.- Gran carga procesal no atendida, con plazos vencidos en exceso, que se expresa en:
* Gran cantidad de escritos pendientes de resolver con plazos vencidos.
* Alto índice de audiencias frustradas en el NCPP: 48% de audiencias frustradas en el 2011.
* No se entregan los expedientes a los Magistrados para que resuelvan, lo cual genera una baja productividad en relación a procesos concluidos.
b.- Alto índice de situaciones conflictivas entre los magistrados y el personal jurisdiccional, y asimismo entre éstos y los abogados y litigantes.
c.- El Poder Judicial se desacredita ante la sociedad.
d.- El nivel de ineficacia del Poder Judicial fomenta el incumplimiento de las obligaciones jurídicas de los ciudadanos e influye en el índice de criminalidad. Esto, a su vez, genera más carga procesal.

III. Acciones emprendidas a fin de generar una mejora del estado situacional descrito
1.- Esta ODECMA-Sullana entró en funciones el 01 de julio del 2011.
2.- El Magistrado que informa asumió la Jefatura de ODECMA-Sullana el 22 de agosto pasado.
3.- Durante el mes de setiembre 2011 se procedió a conformar las Unidades de ODECMA-Sullana, así como a implementar la Oficina, requiriendo para esto personal, logística e infraestructura, pues no se contaba con ello.
4.- Se recibieron de la ODECMA-Piura 192 procesos en trámite haciendo un total de 644 procesos administrativos en el 2011, entre quejas, investigaciones y visitas.
5.- Durante los meses de octubre a diciembre del 2011 se realizaron visitas a los órganos jurisdiccionales del Nuevo Código Procesal Penal, encontrándose inicialmente aproximadamente 3,000 escritos atrasados. Mediante visitas constantes se impulsó a los servidores para que atendieran dicha carga, lográndose a la primera quincena de diciembre 2011 carga cero en todo el Distrito Judicial de Sullana en relación al módulo del Nuevo Código Procesal Penal.
6.- Mediante Resolución Administrativa Nro. 053-2012-ODECMA-CSJS/PJ del 25 de enero pasado se aprobó el Plan de Trabajo de ODECMA-Sullana para el año 2012, el mismo que se ha confeccionando desde la perspectiva del Control Preventivo y de los beneficios que este tipo de control genera. Debe tenerse presente que, con motivo de la Instalación de esta Corte Superior de Justicia, gran cantidad de servidores retornaron a la Corte de Piura y, viceversa, un número importante de servidores retornaron a Sullana desde dicha Corte. Asimismo, se ha contratado personal nuevo. Esto ha generado que el personal actual haya “heredado” este estado situacional.
7.- El Plan de Trabajo 2012 dispone la implementación de diversos Programas que conforman el Plan de Mejoramiento del Servicio de Justicia. Ente ellos tenemos los siguientes:
Plan de Mejoramiento del Servicio de Justicia
a.- Programa: Capacitación en Liderazgo para el Cambio (Coaching)
Objetivo: Fomentar en nuestros magistrados el desarrollo de destrezas para influir positivamente en su entorno a fin de promover un cambio en la calidad del servicio de justicia que impartimos así como una mejora en la cultura organizacional. Sin líderes es difícil promover cambios positivos.
Acciones: Cursos de Coaching y Liderazgo dirigido a Magistrados.
b.- Programa: Plan de Desarrollo Institucional de la Corte Superior de Justicia de Sullana
Objetivo: Determinar los fines y objetivos concretos que esta Corte debe imponerse así como los mecanismos a implementar para alcanzarlos. Si los fines no están claros no podemos determinar el camino para llegar a ellos ni menos liderar las acciones para obtenerlos.
Acciones: Seminarios-Taller para la elaboración del Plan de Desarrollo Institucional, Comisiones de Magistrados.
c.- Programa: Escritos Carga Cero
Desde el mes de octubre del 2011 esta oficina viene monitoreando constantemente la atención de los escritos judiciales. Se inició en los órganos jurisdiccionales del módulo penal (NCPP) habiendo logrado a diciembre del 2011 carga cero en la totalidad de órganos jurisdiccionales de esta materia. El seguimiento continúa a fin de mantener dicha situación. Se ha implementado un formato semanal de rendición de cuentas por los Especialistas de Causa. Asimismo, desde el mes de enero del 2012 hemos iniciado constantes visitas judiciales extraordinarias a los órganos jurisdiccionales no penales a fin de verificar su carga atrasada de escritos, habiéndoles otorgado un plazo prudencial y proporcional para que se pongan progresivamente al día. Con tal fin, se vienen programando nuevas visitas a los mismos órganos jurisdiccionales a efecto de verificar su cumplimiento. Ver Anexo Nro. 01.
Acciones: Visitas Judiciales Extraordinarias de control de escritos, reuniones de coordinación con Magistrados y personal jurisdiccional, cronograma de atención de la carga acumulada.
d.- Programa: Cumplimiento de Audiencias NCPP
En el año 2011 se verificó mediante la confección de estadísticas a pedido de ODECMA, un altísimo índice de audiencias frustradas en los juzgados de investigación preparatoria y en los juzgados penales unipersonales, llegando a 48% de audiencias frustradas en promedio durante todo el año referido. Para el 2012 se pretende realizar reuniones periódicas con los jueces penales a fin de generar alternativas que permitan disminuir sustancialmente el índice referido.
Acciones: Reuniones con Magistrados, identificar los “cuellos de botella” a fin de realizar una reingeniería en la gestión de las audiencias, generar iniciativas para evitar el congestionamiento de audiencias que genera el alto índice de frustraciones.
e.- Programa: Entrega de Expedientes para Resolver
ODECMA- Sullana realizará visitas judiciales extraordinarias con la finalidad de determinar los expedientes que se encuentren con plazos vencidos para resolver, promoviendo la entrega de los mismos a los Magistrados, disponiéndose la elaboración de cronogramas para la emisión de las resoluciones respectivas, preferentemente en las acusas en las que se requiera sentencia. Además, ODECMA hará un control periódico del cumplimiento del referido cronograma.
Acciones: Visitas Judiciales Extraordinarias de control de expedientes para resolver, reuniones de coordinación con Magistrados y personal jurisdiccional, cronograma de atención de la carga acumulada.
f.- Programa: Mesas de Trabajo por la Transparencia Judicial
Dentro de la ejecución del Programa Umbral Anticorrupción, se han fortalecido cinco Mesas de Trabajo por la Transparencia Judicial, teniéndose proyectadas para este año la creación de otras Mesas de Trabajo, como ya se ha referido.
Asimismo, para una mejor gestión de dichas Mesas de Trabajo, se han designado jueces coordinadores para cada una de ellas.
Coordinadores
Talara              :           Dr. Mario Mendoza Puescas, Juez del Juzgado Penal de
                                   Descarga de Talara
Sullana                        :           Dra. Gladys Quiroga Sullón, Juez del Segundo Juzgado de
                                   Investigación Preparatoria de Sullana
Querecotillo    :           Sr. José Domenak, Juez de Paz de Querecotillo
Paimas             :           Sr. Segundo Llacsahuanca, Juez de Paz de Paimas
Montero          :           Sr. Segundo Guerrero, Juez de Paz de Montero

A las Mesas de Trabajo se les ha proporcionado ejes temáticos sugeridos para ser tratados mensualmente durante el presente año 2,012.
N
MES
EJES TEMÁTICOS
1
ENERO
Funciones de las Mesas de Trabajo y de la ODECMA – Sullana
2
FEBRERO
La corrupción y la participación de la Sociedad y la ODECMA en su prevención y sanción.
3
MARZO
Estado Situacional de la Corte Superior de Justicia de Sullana, acciones de mejora.
4
ABRIL
Liderazgo y Formación en Valores
5
MAYO
Medios de Comunicación y Administración de Justicia
6
JUNIO
El Rol de los Jueces y al Justicia
7
JULIO
¿Qué Valores positivos definen a los peruanos
8
AGOSTO
Mi Comunidad y los Jueces
9
SETIEMBRE
Campaña de Difusión de los Derechos Humanos
10
OCTUBRE
Campaña contra la Violencia Familiar
11
NOVIEMBRE
Reunión con escolares de 5to año de secundaria ¿Qué es el Derecho? ¿Para qué sirve? La carrera del Abogado. Ser Juez en el Perú
12
DICIEMBRE
¿Para qué sirven los valores, la moral y la ética?

Finalmente, a fin de generar un acercamiento entre la judicatura y la sociedad, se realizarán eventos en los que puedan confluir a fin de tratar temas de interés.
·         Encuentro entre Jueces de Paz y las Mesas de Trabajo.
Tema: Competencias del Juez de Paz. Tramitación de Proceso.
·         Encuentro entre Jueces de Paz Letrados y las Mesas de Trabajo.
Tema: Los procesos por alimentos.
·         Encuentro entre Jueces Especializados y las Mesas de Trabajo.
Tema: Estado situacional de la Detención Preventiva y los Beneficios Penitenciarios.
·         Encuentro de las Mesas de Trabajo y los Medios de Comunicación.
Tema: ¿Cómo perciben las Mesas de Trabajo la labor de la Corte Superior de Justicia de Sullana?
i.- Programa: Autocapacitación en los Órganos Jurisdiccionales.
Se pretende motivar a los jueces para que dentro de sus respectivos órganos jurisdiccionales promuevan que en cada semana se dedique, conjuntamente con todo su personal, al desarrollo breve de algún tema relacionado con su actividad cotidiana en el centro de trabajo.
8.- Reingeniería organizacional sugerida por ODECMA-Sullana: Esta ODECMA-Sullana, como consecuencia de las visitas judiciales extraordinarias, ha hecho recomendaciones a la Presidencia de Corte sugiriendo modificaciones en la distribución del personal de ciertos órganos jurisdiccionales, sugerencias que, en la mayoría de oportunidades, han sido implementadas por la Presidencia como complemento de las propias acciones dispuestas por dicha Presidencia a fin de mejorar el servicio de justicia. Asimismo, se han acogido y ejecutado pedidos de ODECMA-Sullana en relación a mejoras en los recursos logísticos y en la infraestructura.
9.- Cultura organizacional: Se está coordinando con la Presidencia de Corte así como con el Sindicato de Trabajadores la forma de fortalecer la cultura organizacional mediante la realización de acciones concretas. Se pretende generar el programa Nuevo Pacto Institucional entre el Poder Judicial y la Sociedad.
10.- Horario de atención de los Secretarios: Se ha dispuesto el respeto al horario de atención por los señores Secretarios a los abogados y litigantes, el cual es durante todo el horario de trabajo, disposición que está siendo acatada en toda la Corte. La situación que antecedió a esta disposición era que cada Secretario había dispuesto un horario de atención al público limitado y a su propio criterio, generando quejas de los usuarios judiciales.
11.- Programa Contra el Consumo de Drogas en el Adolescente: Como acción de proyección social, se ha establecido el programa Contra el Consumo de Drogas en Adolescentes, habiendo coordinado la realización de veinte (20) charlas durante el presente año a alumnos de entre 12 y 13 años de edad en sus centros escolares, programa que viene desarrollándose con éxito, generando opiniones favorables hacia el Poder Judicial.
12.- Programa de Difusión:
A los Justiciables: Mediante afiches y trípticos, se informa acerca de las funciones de ODECMA-Sullana, las formas de presentación de quejas, los procesos que se tramitan en ODECMA y las sanciones que impone.
A la Prensa: se informa mediante Comunicados de Prensa los logros obtenidos por los despachos judiciales y ODECMA-Sullana.
Se pretende crear un Blogs que permita conocer a los Magistrados, servidores judiciales, justiciables y público en general las acciones que realiza ODECMA-Sullana, datos informativos y temas de interés, difundiendo asimismo lecturas y actividades que influyan en el mejoramiento de la cultura organizacional.
13.- Caseta de Atención al Usuario Judicial: Se ha implementado una caseta de atención en los ambientes de la Central de Distribución General a fin de que los abogados y litigantes encuentren a un intermediario de ODECMA-Sullana para la solución inmediata de sus pedidos, lo que está generando resultados favorables. La caseta de atención funciona de lunes a viernes en el horario de 7:45 am a 11:00 am.
Es todo cuanto tengo que informar a Usted Señor Jefe de OCMA, quedando a su disposición para cualquier requerimiento de información adicional.
Atentamente,

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